--- title: How Fluvius brought innovation to their workflow with Odoo date: 2025-01-30T09:50:05+01:00 author: Administrator canonical_url: "https://www.xploregroup.be/en/work/how-fluvius-brought-innovation-to-their-workflow-with-odoo" section: Work --- # How Fluvius brought innovation to their workflow with Odoo ## ERP ## Technologie & Platformen ## Fluvius 2025 ## Gumbys [www.gumbys.be](https://www.gumbys.be) Hoe Fluvius innovatie bracht in hun workflow met Odoo ![UT1 scaled](https://cdn.craft.cloud/5fa59528-9049-4864-a4f2-a0667591b3bd/assets/img/UT1-scaled.jpg) In 2021, Fluvius, the Belgian network operator of electricity and natural gas in all municipalities of the Flemish Region, embarked on a transformative journey by renewing their electricity distribution cabins, allowing them to be operated remotely for the first time. This strategic decision focused on optimising investments and preparing their networks for future energy concepts such as flexible charging of electric vehicles and dynamic tariff control. They worked together with competence center Gumbys to develop a suitable solution. ## The challenge The implementation of these advanced cabins entailed a complex web of interactions between various stakeholders, including customers, cabin suppliers, installers and Fluvius itself. The data needed to manage their files was spread across three different systems, leading to labor-intensive and inefficient follow-up processes. ## Solution: Gumbys and Odoo To streamline and partially automate the internal follow-up of files, Fluvius implemented a solution in Odoo in collaboration with competence center Gumbys. This platform was also opened up to customers and suppliers, so that they could follow the progress of their file themselves. ### FTP Server Integration Given the spread of data across three systems, an FTP server was used to consolidate CSV files from each system into a single file in Odoo. This integrated approach ensured that all relevant information from different systems was brought together in one clear file. ### Project management via the Project App Each matter is included as a 'task' in Odoo's project module, with automated workflows that automatically guided files through different phases based on updated data. In this way, customers and installers receive automatic status updates and requests for information, improving transparency and collaboration. ### Customer and installer portal To offer added value to external stakeholders such as installers and customers, Fluvius launched a portal in which installers could log in to manage all the files assigned to them. Customers were given access to a detailed overview of their file via a personal link, including the possibility to add comments and make appointments. ## Result After an intensive four-month process, including workshops and user testing, Fluvius now manages their projects efficiently via the 'telemanagement tool' in Odoo. The time required for case management has been reduced by 50%, which has contributed to improved collaboration and satisfaction among all parties involved. This case shows how digital innovations not only optimize internal processes, but also promote external collaboration and customer satisfaction. ### **Xploration** Fluvius' challenge was to manage a complex process around the implementation of remote-controlled electricity cabins. The required data was spread over three systems, making the follow-up of files time-consuming and inefficient. ### **Our solution** Competence center Gumbys set up an integrated system in Odoo to bring data from three systems together via an FTP server. Project management was streamlined with automated workflows and a project module, while an easy-to-use portal gave customers and installers direct access to their files. ### **Result** Fluvius can now manage files 50% faster, which significantly increases efficiency. This has not only optimized internal processes, but also improved collaboration and satisfaction among customers and suppliers. 23320 Hoe Fluvius innovatie bracht in hun workflow met Odoo In 2021 begon Fluvius, de Belgische netbeheerder van elektriciteit en aardgas in alle gemeenten van het Vlaams Gewest, aan een transformatieve reis door hun elektriciteitsdistributiecabines te vernieuwen, waardoor die voor het eerst op afstand bediend konden worden. Deze strategische beslissing richtte zich op het optimaliseren van investeringen en het voorbereiden van hun netwerken op toekomstige energieconcepten zoals flexibel laden van elektrische voertuigen en dynamische tariefsturing. Ze werkten samen met competence center [Gumbys](https://www.gumbys.be/) om een gepaste oplossing te ontwikkelen. #### **De uitdaging** De implementatie van deze geavanceerde cabines bracht een complex web van interacties met zich mee tussen verschillende stakeholders, waaronder klanten, cabineleveranciers, installateurs en Fluvius zelf. De data die nodig waren voor het beheren van hun dossiers waren verspreid over drie verschillende systemen, wat leidde tot arbeidsintensieve en inefficiënte opvolgprocessen. #### **Oplossing: Gumbys en Odoo** Om de interne opvolging van dossiers te stroomlijnen en gedeeltelijk te automatiseren, implementeerde Fluvius in samenwerking met competence center Gumbys een oplossing in Odoo. Dit platform werd ook opengesteld voor klanten en leveranciers, zodat zij zelf de voortgang van hun dossier konden volgen. ***Integratie via FTP-server*** Gezien de verspreiding van data over drie systemen, werd een FTP-server gebruikt om CSV-bestanden van elk systeem te consolideren tot één bestand in Odoo. Die geïntegreerde aanpak zorgde ervoor dat alle relevante informatie vanuit verschillende systemen werd samengebracht in één overzichtelijk dossier. ***Projectbeheer via de Project App*** Elk dossier wordt als een ‘taak’ opgenomen in de projectmodule van Odoo, met geautomatiseerde workflows die dossiers automatisch door verschillende fases leidden op basis van geüpdate data. Op die manier ontvangen klanten en installateurs automatische statusupdates en verzoeken om informatie, wat de transparantie en samenwerking verbetert. ***Klanten- en installateursportaal*** Om externe stakeholders zoals installateurs en klanten meerwaarde te bieden, lanceerde Fluvius een portaal waarin installateurs konden inloggen om alle aan hen toegewezen dossiers te beheren. Klanten kregen via een persoonlijke link toegang tot een gedetailleerd overzicht van hun dossier, inclusief de mogelijkheid om opmerkingen toe te voegen en afspraken te maken. #### **Resultaat** Na een intensief proces van vier maanden, inclusief workshops en gebruikerstesten, beheert Fluvius nu hun projecten efficiënt via het 'telebeheertool' in Odoo. De tijd die nodig is voor dossierbeheer is met 50% verminderd, wat heeft bijgedragen aan een verbeterde samenwerking en tevredenheid bij alle betrokken partijen. Deze case toont aan hoe digitale innovaties niet alleen interne processen optimaliseren, maar ook externe samenwerking en klanttevredenheid bevorderen. #### **Xploration** De uitdaging van Fluvius lag in het beheren van een complex proces rond de implementatie van op afstand bedienbare elektriciteitscabines. De benodigde data was verspreid over drie systemen, waardoor het opvolgen van dossiers tijdrovend en inefficiënt was. #### **Onze oplossing** Competence center Gumbys zette een geïntegreerd systeem op in Odoo om data uit drie systemen samen te brengen via een FTP-server. Projectbeheer werd gestroomlijnd met geautomatiseerde workflows en een projectmodule, terwijl een gebruiksvriendelijk portaal klanten en installateurs directe toegang gaf tot hun dossiers. #### **Resultaat** Fluvius kan dossiers nu 50% sneller beheren, wat de efficiëntie aanzienlijk verhoogt. Dit heeft niet alleen de interne processen geoptimaliseerd, maar ook de samenwerking en tevredenheid bij klanten en leveranciers verbeterd.