Een dag in het leven van... Bid Officer BO

Ynske Reynaert & Liselot Kustermans

Maak kennis met BO. Ze is het nieuwste lid van het Xplore Group Bid Office team.

Dit zijn BO’s collega’s.

Links zie je Liselot Kustermans, de Bid Officer in ons team, en rechts zie je Ynske Reynaert, de Bid Office Manager. 

Zij willen samen met jou al je offertedromen waarmaken.

BO houdt zoveel van haar job dat ze graag wil vertellen hoe het bid proces er uitziet. BO, Ynske en Liselot zijn jouw helpende handen doorheen het bid proces.

1) Kwalificatie

Bid or No Bid? That’s the question!

We willen jullie tijd niet verspillen met offertes maken waarbij we een negatief resultaat kunnen verwachten (we kennen de klant niet, we hebben niet de juiste oplossing voor de klant…).

Ynske & Liselot hebben daarvoor een supertof bestandje gemaakt, de BRiQ (Bid Risk Qualification), om te evalueren of we al dan niet een offerte willen gaan opmaken.

We maken duidelijke afspraken met het technische team over de rollen in het bid proces
(lead, SPOC voor de klant, …).

HET RESULTAAT:

Onze teams gebruiken hun tijd nuttig en efficiënt, en we werken aan opportuniteiten met winstkans!

2) Werk in uitvoering

WRITE Forrest WRITE!

Eens gekwalificeerd, begint het echte werk.

Lezen, lezen, lezen...
Meeting meeting meeting...
Schrijven, schrijven, schrijven….

Steeds opnieuw totdat er in onze offerte precies staat wat de klant van ons verwacht, en we een goed en logisch verhaal hebben opgebouwd. Natuurlijk is input van onze technische collega’s en sales daarbij van het grootste belang.

En, Günther, wat denk je? 

3) Goedkeuring

ME LIKEY LIKE!

Een offerte moet steeds goedgekeurd worden door managing partners of door de bid lead. Als de offerte niet goedgekeurd werd, moeten we een stapje terug doen naar de 'Werk in uitvoering' en de offerte herwerken, totdat iedereen tevreden is en we ‘duimpjes omhoog’ krijgen.

“BO, je mag de offerte versturen naar de klant. Het is een echt meesterstuk!”

EN NU…. FINGERS CROSSED    

4) Opvolging

Geduld is een schone deugd…

Na het versturen van de offerte, zorgen we voor opvolging.
We gaan onze klant natuurlijk niet constant lastigvallen als in “Heb je nu eindelijk al een beslissing genomen?!?”, maar eerder “Beste klant, als u meer informatie wenst, staan we te uwer beschikking”. 

Regelmatige opvolging om een vertrouwensband op te bouwen. 

En dan is het moment aangebroken…

5) Gewonnen

BO kraait victorie!

Als we een goede offerte, gemaakt met het hele team, opleveren aan de klant, is de kans groter dat we ze winnen. En dat we er meer uithalen voor Xplore Group. Helaas zal niet elke offerte gewonnen afgesloten kunnen worden, maar we gaan wel in elk geval samen met de klant evalueren wat we beter kunnen doen. Want gewonnen of verloren – beter kan het altijd!

BO, Ynske en Liselot zijn er voor jouw Xplore Group competence center.

Als je op één of andere manier hulp nodig hebt met een offerte (van nul af aan, of heb je gewoon een kleine vraag?), twijfel niet en neem gewoon contact op: 

bidoffice@xploregroup.be of breng ons een bezoekje in gebouw 35B.

We zijn jouw HELPENDE HANDEN om je offertes op te maken en nemen je mee doorheen het hele proces.