AI Mailbox Assistant bij BelOrta

BelOrta werkt met drie gespecialiseerde teams: Groenten, Fruit en Bio. Elk team beheert zijn eigen mailbox en verwerkt dagelijks een grote stroom aan klantcommunicatie. Nieuwe bestellingen, wijzigingen, vragen over leveringen en klachten komen via e-mail binnen en vormen een cruciale schakel in de operationele werking.

Hoewel de structuur helder is, bleek de praktijk minder eenduidig. Klanten sturen hun berichten niet altijd naar het juiste adres. Een vraag over regulier fruit belandt bijvoorbeeld ook in de bio-mailbox. Een bestelling wordt naar meerdere mailboxen tegelijk verzonden om zeker te zijn dat ze goed aankomt.

De cijfers maakten de impact tastbaar. De groenteafdeling ontvangt gemiddeld 110 bestellingen per dag, waarvan er 25 niet relevant zijn. Bij fruit gaat het om 70 bestellingen per dag, waarvan maar liefst 50 niet voor hen bedoeld zijn. De bio-afdeling ontvangt dagelijks ongeveer 100 bestellingen – 90 daarvan blijken uiteindelijk niet relevant.

BelOrta wilde dit proces fundamenteel verbeteren, zonder extra complexiteit te introduceren in het dagelijkse werk.

In samenwerking met competence center Cloudway werd een AI Mailbox Assistant ontwikkeld die volledig geïntegreerd kon worden in de bestaande Outlook-omgeving. Er werd geen nieuw platform geïntroduceerd en medewerkers moesten hun manier van werken niet aanpassen. De intelligentie werd toegevoegd achter de schermen.

De AI Mailbox Assistant analyseert elke binnenkomende e-mail automatisch. Daarbij kijkt het systeem niet alleen naar de inhoud van de e-mail zelf, maar ook naar de bijlagen. PDF-bestanden, Excel-documenten en zelfs afbeeldingen worden uitgelezen om relevante informatie te detecteren.

Op basis van die analyse bepaalt de assistent eerst of de e-mail thuishoort in de mailbox waarin ze is binnengekomen. Een fruitbestelling in de bio-mailbox? Dan wordt die automatisch gemarkeerd als niet relevant voor bio. Een groentebestelling in de fruit-mailbox? Ook die wordt correct herkend en gelabeld.

Daarnaast wordt elke relevante e-mail inhoudelijk gecategoriseerd. Gaat het om een nieuwe bestelling, een vraag over een bestaande order of een klacht? De assistent plaatst de e-mail automatisch in de juiste folder. Zo ontstaat onmiddellijk structuur in de mailbox, zonder manuele tussenkomst.

De AI Mailbox Assistant draait volledig op de achtergrond. Voor medewerkers verandert er nauwelijks iets aan hun manier van werken. Ze blijven in Outlook werken zoals ze gewoon zijn. Het verschil zit in wat ze niet meer moeten doen: manueel sorteren.

Daarnaast ontstaat er een duidelijk dagelijks overzicht: hoeveel nieuwe orders zijn er binnengekomen? Hoeveel vragen moeten worden opgevolgd? Zijn er klachten die prioriteit vereisen? Dit inzicht ondersteunt niet alleen de operationele werking, maar ook capaciteitsplanning en rapportering.

De AI Mailbox Assistant bij BelOrta toont dat artificiële intelligentie geen groots, disruptief project hoeft te zijn om impact te maken. Door een alledaags proces slimmer te organiseren, wint de organisatie tijd, focus en overzicht.

Zonder nieuwe tools. Zonder complexe veranderingstrajecten. Maar met een slimme laag intelligentie bovenop wat er al was. Soms zit innovatie niet in iets volledig nieuws, maar in het intelligenter maken van wat elke dag al gebeurt.