Van onvoorziene obstakels tot veranderende eisen, projecten worden beïnvloed door een breed scala aan onzekerheden die het succes ervan kunnen beperken. De rol van een projectmanager is niet alleen om het budget in de gaten te houden, maar ook om proactief risico’s te identificeren, beoordelen en beheren. In deze blog onderzoeken we hoe een projectmanager risicomanagement kan stimuleren en het succes van een project kan garanderen.
1. Stel een kader voor risicomanagement op
De eerste stap naar succesvol risicomanagement is het opstellen van een risicomanagement framework. Dit moet duidelijke richtlijnen en procedures bevatten die aangeven hoe risico’s gedurende het project worden geïdentificeerd, beoordeeld, geprioriteerd en beheerd. Dit moet bekend zijn bij het projectteam en alle stakeholders van het project, zodat risicomanagement een gedeelde verantwoordelijkheid wordt.
2. Creëer bewustzijn
Moedig iedereen aan om risico’s die invloed kunnen hebben op het project te identificeren en te signaleren. Zorg ervoor dat iedereen verantwoordelijk is voor het succes van het project. Proactieve identificatie en open communicatie zijn essentieel om risico’s in een vroeg stadium te beperken. Creëer een omgeving waarin teamleden zich comfortabel voelen om mogelijke bedenkingen te uiten en strategieën voor risicobeperking aan te reiken.
3. Identificeer risico’s
Een goede samenwerking en open communicatie met het projectteam en alle stakeholders zijn essentieel om risico’s proactief te identificeren. De nauwe relatie van de projectmanager met zowel het projectteam als de stakeholders, brengt hem hiervoor in een ideale positie. Risicomanagement is echter geen verantwoordelijkheid van één persoon. Het is aan de projectmanager om heel het team en iedereen verbonden aan het project aan te moedigen om creatief en kritisch na te denken over potentiële risico’s.
4. Creëer een risicoregister
Alle betrokkenen aanmoedigen om na te denken over risico’s is één ding, maar vaak vergeet iedereen de risico’s nadien of worden er geen acties ondernomen. Door een risicoregister te maken dat door iedereen kan worden geraadpleegd, worden de risico’s niet vergeten. Het is aan de projectmanager om de geïdentificeerde risico’s door te nemen met de rest van het team en de stakeholders om ervoor te zorgen dat het register up-to-date blijft.
5. Risicoanalyse
Faciliteer een proces om de geïdentificeerde risico’s te prioriteren en analyseren. Werk samen met het team en de betrokkenen om de waarschijnlijkheid en potentiële impact van elk risico te evalueren. Probeer dit te doen met behulp van kwantitatieve analysetechnieken om deze risico’s zo objectief mogelijk te beoordelen. Overweeg hoe het risico het doel, de planning, het budget en de teamleden zal beïnvloeden.
6. Risicobeperking
Werk samen met het projectteam en de stakeholders om een strategie voor risicobeperking te definiëren. Geef prioriteit aan risico’s met een hoge impact die onmiddellijke aandacht nodig hebben en definieer specifieke acties om ze te beperken. Wijs altijd een teamlid toe aan het risico en bepaal een haalbare deadline om ervoor te zorgen dat men zich verantwoordelijk voelt. Breng iedereen regelmatig op de hoogte van de status, de voortgang en wijzigingen.
7. Communicatie en escalatie
Plan meetings in om risicogerelateerde informatie te communiceren en te rapporteren aan alle betrokkenen. Zorg voor tijdige updates over de status, risicobeperkende maatregelen en veranderingen. Zorg voor transparante en open communicatie over risico’s binnen de scope van je projecten. Het escaleren van en afstemmen op risico’s vroeg in het project zal de kans op succes alleen maar vergroten.
8. Blijf verbeteren
Blijf de aanpak van het risicomanagement binnen een project verbeteren door voldoende te documenteren. Moedig iedereen aan om na te denken over de successen, de uitdagingen en mogelijke verbeteringen. Noteer de best practices met betrekking tot risicomanagement en ontwikkel een overzicht van alle verzamelde kennis voor toekomstige projecten.
Project managers zijn de drijvende kracht achter succesvol risicomanagement.
Ze spelen een belangrijke rol bij het opzetten van een kader voor risicomanagement en het creëren van een cultuur waarin risicobewustzijn centraal staat. Door hun nauwe band met zowel het projectteam als de stakeholders hebben ze een uniek perspectief op risico’s die invloed kunnen hebben op het project. Het is duidelijk dat projectmanagers de weg vrijmaken voor effectieve risicobeperking en algemeen projectsucces.
Auteur: Evelyn Van Roey, Project Management Officer bij Xplore Group
